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Aqui no Blog do SuperAgendador compartilhamos conhecimento. Não apenas sobre nossa plataforma, mas também dicas valiosas para seu negócio.

03jan 2014

Gestão de Negócios, Novas Funcionalidades, Tutoriais

Controle de Caixa e Fluxo de Caixa – Funções indispensáveis para qualquer negócio.

O objetivo do Controle de Caixa é validar se os valores que estão na gaveta da sua caixa registradora. Com este controle erros de troco, registro de pagamento feito em cartão como em dinheiro são identificados rapidamente.

É uma excelente forma de garantir que a contabilidade do dia esta correta, não é uma ferramenta para controle financeiro (fluxo de caixa), detalhes mais abaixo.

MUDANÇA – A PARTIR DE AGORA É NECESSÁRIO HABILITAR O CONTROLE DE CAIXA PARA CADA FORMA DE PAGAMENTO ACEITA

tela2Clique em Configurar no menu à esquerda e em seguida clique em Pagamento no menu superior;

Depois clique em [Abrir] ao lado da forma de pagamento que deseja controlar a gaveta, normalmente Dinheiro;

Em Controle de Caixa, clique em Sim e em seguida clique em Salvar;

Pronto, o controle de caixa estará novamente habilitado para esta forma de pagamento.

 

 

Entenda qual a diferença entre CONTROLE DE CAIXA e FLUXO DE CAIXA.

CONTROLE DE CAIXA é um instrumento que tem como principal finalidade registrar as entradas e saídas do dinheiro movimentado diariamente no caixa da empresa, gerando assim histórico de transações e evitando desvio de recursos por terceiros, este controle é fundamental para verificar o REALIZADO (dinheiro/valor recebido no dia) permitindo que o proprietário saiba se houve divergências nos valores de serviços pagos pelos clientes e no reportado pelo responsável pela cobrança dos serviços.  Esta função é extremamente importante e essencial quando o proprietário do estabelecimento delega a função de recebimento dos serviços para uma outra pessoa.

FLUXO DE CAIXA é um instrumento gerencial que através da analise histórica permite projetar para períodos futuros entradas e saídas de recursos financeiros da empresa. Nele são laçados dados como contas a pagar, contas a receber,  vendas, despesas e todos os demais elementos que representem as movimentações de recursos financeiros da empresa.  Com base no histórico das operações financeiras da empresa, é possível projetar todas as entradas e saídas de recursos de um determinado período e assim acompanhar o que foi PROJETADO x REALIZADO. Com estas informações nas mãos o gestor do estabelecimento pode tomar as devidas providências quando o realizado não foi de acordo com o  projetado.

Vamos à um exemplo:

Se em um determinado mês seu estabelecimento esperava faturar R$12.000,00, porém faturou apenas R$10.000,00 e seus gastos foram de R$12.000,00, a empresa fechou o mês com um prejuízo de R$2.000.

Com esta informação o administrador ou o proprietário pode analisar seu histórico e deve tentar diminuir os gastos para equilibrar as contas no mês seguinte e assim conseguir tirar a empresa do negativo e o que irá ajudar nestas projeções é exatamente o histórico do FLUXO DE CAIXA e não o CONTROLE DE CAIXA.

 

Como devo operar o CONTROLE DE CAIXA?

Abaixo listamos um passo a passo de como utilizar o CONTROLE DE CAIXA do SuperAgendador.Com

1 ) Todos os dias ao chegar ao estabelecimento, o proprietário deve abrir o caixa e informar os valores (normalmente em dinheiro) que deixará na gaveta de troco do estabelecimento.

2) Com estas informações nas mãos o proprietário deve clicar sobre o “ABRIR CAIXA” conforme demonstrado na figura abaixo:

 sistema para controle de caixa

3) Ao clica sobre ABRIR CAIXA”, irá abrir a janela onde você deve informar o saldo inicial do caixa. Faça o lançamento dos valores que você irá deixar na gaveta.

No exemplo abaixo iremos abrir o caixa com somente R$10,00 em dinheiro, para ser usado como troco.

controle de caixa

4)  Ao finalizar os lançamentos basta clicar em “ABRIR CAIXA” e você deverá receber a mensagem de “OPERAÇÃO EFETUADA COM SUCESSO”. Pronto o controle de caixa está aberto e registrando todas as comandas.

Agora para entendermos como o sistema se comporta criamos como exemplo uma única comanda com o serviço de corte feminino com o custo de R$50, este valor será usado na simulação do fechamento do caixa do dia.

programa de controle de caixa para salão de beleza

5) Digamos que o dia encerrou então agora vamos  prosseguir com o fechamento. Para tal clique sobre “FECHAR CAIXA”.

fechar caixa

6) Ao aparecer a tela solicitando os valores de saldo, o recepcionista ou o responsável pela cobrança dos serviços deverá somar todos os valores, dinheiro, cartões, que etc.., e então lançar os valores nos campos pré-definidos. Perceba que em nosso exemplo abaixo lançamos R$60, esta valor é a soma dos R$10 que já existia ao lançarmos na abertura do caixa somados aos R$50 do “Corte Feminino” da comanda que havíamos criado.

 controle de caixa para salao de beleza

7) Após lançar os valores basta clicar em “FECHAR CAIXA”, caso os valores informados pelo recepcionista estiverem correto o sistema apenas irá mostrar a mensagem “Operação Efetuada com Sucesso” e enviará uma um e-mail ao proprietário do estabelecimento com  o relatório de lançamentos e a informação que o caixa foi fechado corretamente.

Se por algum motivo houver inconsistência no valor informado no momento do fechamento o sistema irá apresentar a seguinte mensagem ao operador “ valores informados diferentes do esperado.”  E imediatamente irá enviar um relatório detalhado para o e-mail do proprietário com o assunto “Erro no Fechamento de Caixa”.

 

Lembre-se: Esta funcionalidade é essencial para que o proprietário possa acompanhar o dia a dia do seu negócio, mesmo estando a muitos quilômetros de distancia

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